يعلم الجميع أن جدول الأعمال هو مفتاح الاجتماع الفعال. لكن الأجندة التي تتكون من قائمة الأسماء ، مثل الميزانية ، والبرمجيات ، والنزهة ، لا فائدة منها. إليك كيفية إعداد جدول أعمال حقيقي يجعلك تتحكم في الاجتماع.
1) الهدف. تبدأ كل أجندة حقيقية بهدف يصف النتيجة المطلوبة في نهاية الاجتماع ، مثل: إيجاد طريقة لخفض تكاليف السفر بنسبة 10٪. من الناحية المثالية ، يجب تحديد هذا الهدف بوضوح شديد بحيث يمكن لشخص آخر استخدامه لتصميم اجتماع يحقق النتيجة.
2) النتيجة. يصف هذا فائدة تحقيق الهدف ، وبالتالي يخبرنا عن سبب عقد الاجتماع. على سبيل المثال ، قد تتمثل فائدة تقليل تكاليف السفر في أنك ستحافظ على الإنفاق في حدود الميزانية.
3) الأنشطة. يوفر هذا مخططًا (أو مجموعة من التعليمات) للاجتماع. من الناحية المثالية ، يحتوي هذا على أوصاف لأنشطة المجموعة التي ستساعدك أنت والمشاركين على تحقيق هدفك من الاجتماع. ادعم هذه القائمة بميزانية زمنية تقديرية لكل نشاط.
4) الواجبات. أخبر المشاركين بكيفية التحضير للاجتماع (على سبيل المثال ، قم بمسح إدارتك لتكاليف السفر خلال الربع الأخير). أخبرهم أيضًا بما يجب عليهم إحضاره (على سبيل المثال ، إحضار نسخة من الميزانية). المشاركون المستعدون يجعلون الاجتماع أكثر كفاءة وفعالية.
5) اللوجستيات. قدم معلومات أساسية عن موعد ومكان عقد الاجتماع. إذا كان المشاركون يأتون من مكاتب أخرى ، فتأكد من تضمين الاتجاهات والخرائط. بشكل عام ، قدم جميع المعلومات التي يحتاجها الأشخاص حتى يتمكنوا من الأداء بأفضل ما لديهم.
سيساعدك المقدار الضئيل من الوقت اللازم لإعداد جدول أعمال حقيقي على عقد اجتماعات أقصر وأكثر فاعلية.
ZZZZZZ