يمكن أن تكون المؤتمرات عبر الهاتف نعمة أو إفلاس. على الجانب الإيجابي ، فهي تسمح للأشخاص في مواقع مختلفة بحضور الاجتماعات دون الحاجة إلى السفر. على الجانب السلبي ، يمكن أن يتحولوا إلى صراعات محبطة مع الثرثرة غير المنضبط. يحدث هذا لأن الناس يفتقرون إلى الاتصال البصري ، مما يعيق التواصل الفعال ويوفر فرصًا لإساءة التصرف.
فيما يلي كيفية إعداد اجتماع فعال عبر الهاتف.
1) خطط لاجتماع بسيط. من الناحية المثالية ، يجب أن يستمر الاجتماع أقل من 30 إلى 45 دقيقة. الناس غير قادرين على التركيز على المكالمات الهاتفية الطويلة. يتعبون. ينجرف انتباههم. هم بحاجة لأخذ قسط من الراحة. صمم اجتماعك بحيث يكون قصيرًا ومباشرًا. بهذه الطريقة يمكن للجميع التركيز على القضايا والمشاركة بفعالية.
2) اكتب هدفك من الاجتماع. ثم تأكد من أن هذا البيان يمثل حقًا النتيجة التي تريدها في نهاية الاجتماع. يعد عدم وجود هدف واضح ومحدد ثاني أكبر سبب للاجتماعات السيئة. تحقق بعد ذلك مما إذا كان المؤتمر الهاتفي هو أفضل طريقة لتحقيق هذا الهدف. قم بإلغاء الاجتماع إذا كان بإمكانك تحقيق الهدف بأي طريقة أخرى ، مثل إرسال مذكرة أو إجراء مكالمة هاتفية واحدة أو التفكير في حل بنفسك.
3) إعداد جدول الأعمال. إن المؤتمر الهاتفي بدون جدول أعمال يشبه رحلة بدون خريطة - في الظلام. بدون جدول أعمال ، ستفقد السيطرة وتضيع الوقت. يجب أن يتضمن جدول أعمالك هدف الاجتماع وإرشادات مفصلة لكل جزء من الاجتماع. يجب أن تكون كاملة ومحددة بحيث يمكن لشخص آخر استخدامها لإدارة اجتماعك.
4) وزع جدول الأعمال قبل الاجتماع بيوم واحد على الأقل. يتيح ذلك للجميع التفكير في مشاكلك والاستعداد لمشاركتهم. إذا كان ذلك مناسبًا (على سبيل المثال ، للمسائل الخلافية أو المعقدة) اتصل بالمشاركين الرئيسيين لتأكيد حصولهم على جدول الأعمال وللتحقق مما إذا كانت لديهم تعليقات حول كيفية جعل الاجتماع أكثر فعالية. استخدم هذا كفرصة للاستماع إلى أفكارهم ، بدلاً من العمل على القضايا أو المجادلة معهم.
5) وزع أي مواد تتعلق بالقضايا المطروحة على الاجتماع. يتضمن ذلك المخططات التفصيلية والمخططات والخطط وكتيبات المنتجات والبيانات. بعد ذلك ، يمكن للمشاركين استخدام هذه الأدوات للمشاركة بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال ، يمكنهم اتباع مخطط تفصيلي أو إلقاء نظرة على الرسوم البيانية أو قراءة البيانات أثناء الاجتماع. يساعد هذا في تعويض النقص في الاتصال المرئي في مؤتمر عبر الهاتف.
6) قم بدعوة فقط أولئك الذين يمكنهم المساهمة بشكل مباشر في الاجتماع. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هذا أقل من ثمانية أشخاص. إذا قمت بدعوة المزيد من الأشخاص ، فسيصبح من الصعب جدًا عقد اجتماع فعال. مع مجموعة أكبر ، سيضيع بعض الحاضرين كمستمعين صامتين ، مما يعد مضيعة لوقتهم. يمكنك دائمًا إرسال نسخة من المحضر إلى الأشخاص الذين يحتاجون إلى معرفة العمل المنجز أثناء الاجتماع.
إن المؤتمر الهاتفي هو أكثر من مجرد مكالمة هاتفية. إنه اجتماع. والاجتماع هو نشاط تجاري يجب أن يكون مدفوعًا بهدف مدروس جيدًا مدعومًا بخطة مفصلة. بالتخطيط السليم ، ستميزك مؤتمراتك عن بعد كقائد فعال.
ZZZZZZ