حتى المؤتمرات عن بعد جيدة التخطيط يمكن أن تذهب بشكل سيء. يتعامل بعض الأشخاص مع أي اجتماع على أنه نشاط اجتماعي غير رسمي بدلاً من اعتباره مشروعًا تجاريًا جادًا. ويجلب المؤتمر الهاتفي تحديات خاصة لأن الناس يحضرونها في خصوصية مكتبهم دون أن يتمكنوا من رؤية المشاركين الآخرين أو رؤيتهم.
استخدم هذه الأساليب لعقد اجتماع أكثر فاعلية عبر الهاتف.
1) ابدأ بجولة سريعة للتعريف بالنفس حتى يتمكن الجميع من معرفة من هو الحاضر وسماع صوت الآخرين.
2) فرض قاعدة "متحدث واحد في كل مرة". المحادثات المتعددة تفسد المؤتمر الهاتفي.
3) الإصرار على أن يعلن الأشخاص عند انضمامهم أو مغادرتهم المؤتمر.
4) إذا كان يجب على الأشخاص المغادرة أثناء الاجتماع ، فاحرص على إغلاق أي قضايا شاركوا فيها قبل مغادرتهم. على سبيل المثال ، "وافقت بات على إعداد تقدير التكلفة بحلول يوم الاثنين المقبل. هل هذا صحيح يا بات؟" قم بإجراء تعديلات على جدول الأعمال (إذا كان ذلك مناسبًا) بناءً على المشاركين المتبقين.
5) اجعل الجميع يركزون على القضية قيد المناقشة. إذا قدم شخص ما فكرة تبدو غير ذات صلة ، فقل: "يبدو هذا مثيرًا للاهتمام. كيف يرتبط ذلك بالمسألة؟"
6) سجل المؤتمر. أولاً ، سيساعدك هذا على تحضير المحاضر. وثانيًا ، يشجع الأشخاص على الإدلاء بتعليقات ذات مغزى. بالطبع ، يجب أن تعلن أنك تسجل الاجتماع قبل أن تبدأ.
7) اذكر اسمك في كل مرة تتحدث فيها. هذا يساعد الجميع على معرفة أنك تتحدث.
8) إذا كنت تتحدث على هاتف مكتبك ، فاستخدم سماعة الهاتف بدلاً من مكبر الصوت. بينما مكبر الصوت مفيد ، إلا أنه يشوه صوتك ، ويلتقط أصوات الخلفية (مثل المعدات المكتبية) ، ويترك انطباعًا سيئًا على المستمع. إذا كان لا بد من تحرير يديك أثناء التحدث ، فاحصل على سماعة رأس. ملاحظة: من اللباقة التحدث إلى الناس عبر الهاتف (بدلاً من مكبر الصوت) في أي مكالمة هاتفية.
9) تحدث بوضوح لتتأكد من فهمك. ابذل جهدًا إضافيًا للتحدث بحذر والتحدث ببطء. بالطبع ، تريد أن تبدو طبيعيًا.
10) عند ذكر الأرقام ، اكتبها أثناء التحدث لأن ذلك يحدد المعدل الذي يلتقطه به الآخرون.
11) ثم اطلب من الطرف المستلم تأكيد الأرقام (أو البيانات الهامة الأخرى) بتكرارها. على الرغم من أن هذا قد يبدو محرجًا ، إلا أنه يمنع سوء الفهم. والأفضل من ذلك ، إرسال نسخ مكتوبة من جميع المعلومات الهامة.
12) عندما يكون ذلك ممكنًا ، خطط لبياناتك عن طريق تدوين الخطوط العريضة لأفكارك الرئيسية قبل التحدث. هذا يساهم في عقد اجتماع أكثر كفاءة ، ويساعدك على أن تبدو أكثر تفكيرًا ، ويتجنب الإحراج من ارتكاب زلات لفظية.
13) استخدم مهارات الاستماع الأفضل والأكثر تركيزًا لديك. ادفع بالإضافة إلى المحتوى ، بالإضافة إلى التصريفات ونبرة الصوت واختيار الكلمات والتأكيد والنوايا المفترضة وحدسك.
14) تجنب خلط الأوراق أو التحرك أو النقر على الأشياء. الجميع سيسمع الضجيج. إنه مزعج ومشتت للانتباه.
15) تعزيز الإنجازات من خلال توزيع نسخ من الأفكار والاتفاقيات الرئيسية خلال الاجتماع. يمكنك إرسالها ، على سبيل المثال ، عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس.
16) ابق حاضرًا بشكل كامل أثناء الاجتماع. تجنب العمل في مهام أخرى ، مثل قراءة البريد أو حفظ الأوراق. هذا يقلل من قدرتك على المشاركة بذكاء في الاجتماع.
17) تجنب استخدام زر كتم الصوت للتحدث إلى شخص ما في مكتبك أثناء المؤتمر الصوتي. أولاً ، يُظهر هذا عدم اللياقة لكلا الطرفين - الشخص في مكتبك والأشخاص في المؤتمر الهاتفي. كما أنه يأخذ انتباهك بعيدًا عن الاجتماع ، مما يؤدي إلى تفويت معلومات مهمة. واحذر من أن الناس قد وجدوا أنفسهم في مشكلة خطيرة عندما فشل زر كتم الصوت.
18) قم بإعداد محضر الاجتماع مباشرة. أرسل مسودة إلى المشاركين الرئيسيين لتأكيد أن ملاحظاتك تصف نتائج الاجتماع بدقة. يجب إصدار المحاضر في غضون يوم أو يومين بعد الاجتماع حتى تكون مفيدة. بعد ذلك ، تصبح قديمة.
تساهم المؤتمرات عن بعد التي أجريت بشكل صحيح في كفاءة الأعمال الفعالة. استخدم الأساليب المذكورة أعلاه للتأكد من أن اجتماعاتك تفعل ذلك.
ZZZZZZ